用好备忘录，提高你的效率

用好备忘录，提高你的效率

　　不善于利用时间的人，总是首先抱怨没有时间，因为他把时间都耗费在穿、吃、睡和聊天上，去考虑该做什么，只是什么也不去做。

　　【——拉布吕耶尔】

　　如果想要尽快提高你的办事效率，最简单快捷的办法就是使用日常备忘录，它能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高办事效率。

　　一旦你养成了使用备忘录的习惯，就可以避免因遗忘而造成工作上的损失。你会因为没有把事情或工作忘了而心安;你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上;你总能知道你的约会、计划和文书工作，你因用不着分心于其他事而变得工作起来相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标;它还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话，与同事、朋友保持联系……总之，当你使用日常备忘录时，你就能亲身体验到它带来的积极变化，为你的成功提供有力的保证。

　　世界500强企业之一的宝洁公司，很多年来一直坚持填写一页纸的备忘录。从众多的意见中选取出事实，不遗余力地将其浓缩在一页纸上，才能把复杂的问题简化成简单的问题，他们把这种管理称为一页备忘录。宝洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。

　　一次，宝洁公司的一位经理向总经理查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录，上面详细介绍了他对公司问题的处理意见。没想到，查德·德普雷看到后连翻都没翻，就非常生气地在上面加上了一条命令：“把它简化成我所要的东西!”然后吩咐将这份备忘录退回。

　　还有一次，一位主管递上来的报告非常复杂，查德·德普雷在后面批示道：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的!”

　　这就是宝洁的风格。他们坚持只用一页便笺进行书面交流。宝洁要求员工不遗余力地将报告提炼浓缩到一页，把问题搞清楚，把事情搞透彻才是最主要的，那些长篇大论就显得毫无必要。

　　对此，查德·德普雷曾这样解释道：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题，只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”

　　在宝洁，为了贯彻这种“一页备忘录”的原则，备忘录的写作甚至被当作一种训练的工具。对资历较浅的人员来说，一个备忘录重写10次是常见的事。公司资深经理或新任的品牌经理，在草拟备忘录时，一般也要至少打上五六遍草稿，才能达到“在一张纸上做到细致、慎思、严格”的要求。通过不断地重写备忘录，宝洁希望能够训练员工更加周密地思考问题，有效地沟通。

　　“一页备忘录”的威力在于重点鲜明，比主旨散布在十多页上的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时，“一页备忘录”也解决了很多问题。首先，只有少量的问题有待讨论，审核的速度才能加快，工作效率才能提高;其次，避免浪费大量的、不必要的时间;最后，这种精练的文章形式，使要报告的事情的含金量大大提高。

　　如果平时不记“备忘录”，只用脑子去记，突然要用的时候却要花很长时间才能想起来，或者根本就想不起来了。有时候，不做备忘录，你可能就会忘记你要做的事情，等到你再想起来时，可能为时已晚了。如果你养成做日常备忘录的习惯，那么你就可以随时翻翻手上的备忘录，它就会提醒你要去做什么。这样一来，你的办事效率自然就能有大幅度地提升了。